会展接待方案是办展单位针对参展人员、参展观众、新闻记者等与会人员的接待工作而创作的文本文案。
一、会展接待方案的含义和内容
会展接待方案是办展单位针对参展人员、参展观众、新闻记者等与会人员的接待工作而创作的文本文案。
因接待工作直接关系到会展的成败，而接待方案正是会展接待工作的唯一指导方针和行为准则，故需谨慎、全面考虑接待方案的创作过程中的各个方面，尽量避免接待过程中可能出现的疏漏和遗憾。
会展接待方案包括接待原则、接待内容、接待目标、接待条件、接待选择、接待实施等内容。
二、会展接待方案的写作规范
会展接待方案牵涉到会展过程中的诸多因素，内容庞杂，在写作规范上有一定的特殊要求。
(一)接待原则
简洁、准确地说明会展接待的统筹部署、分工协作、整体联动的原则，以及在此过程中接待人员的服务形象。
(二)接待内容
简要说明会展接待涉及的工作内容。
(三)接待目标
简要说明通过会展接待所要达到的目标，一般以展示、宣传本地区民俗风情和道德风尚、提高该区域或企业在全国或行业中的知名度为目标。
(四)接待条件
1．有利条件。
分析接待工作中的有利条件，包括交通设施、配套设施、周边环境、社会声誉、社会效应和接待经费等方面的内容。
2．不利条件。
分析接待工作中的不利条件，包括接待能力、受众人员构成分析、接待经验等方面的内容。
如果该会展已经举办多次，常常还需要回顾往届会展接待情况，并做出分析比较。
(五)接待选择
根据受众人员构成，确定重点接待对象，一般以领导、贵宾、专家、学者和参展机构负责人、记者为主要服务对象。在接待内容上以交通运输服务、施工布展和交易服务、会展接待服务、安全保卫服务、检验检疫服务为主。
(六)接待实施
确认会展接待的执行机构、会前培训、嘉宾接待、参展布展人员接待、新闻记者和游客接待方案，详细介绍针对各种群体的接待方法，确保会展接待工作顺利、圆满进行。
