住宿问题是会议策划人员必须处理的一项重要工作，或许可以说，它是会议策划者最重要的职责之一。通常，这项工作应该在会议召开前完成，有时甚至在会议结束后也会有一些问题需要处理。根据出席人数和会议具体要求不同，住宿问题可能很简单也可能很复杂。住宿问题涉及的范围很广，其中包括酒店客房部人员、会议服务经理和与会者，但负有最终责任的还是会议策划者。
(一)安排方式：
对于会议住宿，最简单的方法是由与会者自己安排住宿，但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先保留房间，会产生下列问题：
1.遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方。
2.与会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。
3.会场租金可能较高(如会场也在饭店)，通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。
(二)住宿程序:一旦预订的房间决定后,会议主办方需决定选用哪种基本住宿程序:
1．告诉饭店所有与会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。
2．告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。
3．经由我公司（张家界银河会议会展公司）代为处理。
4．经由主办单位的住宿组人员负责。
(三)预定会议住宿的方式:会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。
订房卡：
如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡，是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由与会者直接向饭店订房。这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误，通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或服务费。另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓励与会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。
住宿单：
住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写陪同人员名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告诉饭店收款方式，内容包括：
1．注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。
2．注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。
3．房间只保留到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。
4．要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们。
一旦房数被确定后，我公司（张家界银河会议会展公司）会提供你一份饭店资料，让你参考与选择，然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。如果可能，最好实际去看一下使用饭店房间的设备，这不但有助于你房价的讲价，同时提出一些与会者可能会问的问题，请饭店人员答复，同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形。
3．什么时限内未使用的房间转到一般预约中。
在决定特别预订前，可能需要不同表格，对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日，对于贵宾(VIPs)则注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。工作人员房间预订和免费房间：在一般与会者住宿安排开始前，先分派好工作人员住宿和免费房间。一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给饭店业务人员，包括名字和地址、职称或注明他(她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是免费房间，由谁支付房间费和附带费用(如电话、洗衣等)。工作人员所住的房价通常会提供较优惠价格，来降低主办单位的成本。最好注明他们的身分，因为饭店经常根据你这份住房表提供贵宾(VIPs)特别礼遇(如送水果、小礼物等)，你可能也希望将确认函直接给你，由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。
(四)住宿表格的内容：
住宿表格通常由主办单位印制，但准备表格前先确认有关作业原则，例如截止收件日、确认回函寄给主办单位或饭店、是否接受电话询问。虽然有些住宿表格对某一特定团体要求一些额外资料，一般标准表格包括下列内容：
1．主办单位名称。
5．收件截止日期。
6．确认函回信地址。
7．各饭店的房价。
8．税金明细。
9．饭店的地理位置图。
10．注明项目：
(1)选择饭店偏好。
(2)哪种类型房间。
(3)订房人名字。
(4)抵达日期时间。
(5)离开日期。
11．注明订金支付。
12．注明有关取消和更改处理方法。
13．注明什么时候由谁寄发确认函。
14．注明接受或不接受电话询问和预订。
15．如果接受信用卡注明哪种信用卡、号码、到期日和签字。
16．填写名字、地址、电话以便寄确认函。
17．为了避免误解，如果在表格中没有注明房间类型时，最好提供住宿资料。
(1)单人房：一个人住，一张床。
(2)二人房：两个人住，一张床。
(3)双人房：两个人住，二张床。
(五)作业程序：
住宿安排是相当复杂与耗时间的工作，记录有关各类房间的存量，回答各种问题，解决个人住宿问题以及将住房报告转给饭店与我公司（张家界银河会议会展公司），所有作业程序务必尽量快速与准确。
场地视察:如果决定自行处理住宿,则工作人员一定要对于使用饭店的设备特别了解，要带领负责住宿的工作人员到饭店,由各饭店业务人员一一介绍，以便到时候回答与会者的问题。
确认：通知与会者收到他们的住宿表格和确认他们的房间，有些主办单位并不通知与会者收到他们的住宿表格，而是由饭店直接寄发确认函。最好收到住宿资料时立即寄发收到通知，因为有些饭店比较晚才寄发确认函。为了减少不必要的电话，最好注明在收到住宿表格后多少天内回复。
住宿报告：住宿报告是在一段时间内各饭店订房情形的摘要，在报告中显示总计预订多少间饭店、每个饭店多少房间、多少间房间已经被订、还有多少间没有被订、多久才提供一次住宿报告。所提供的名单可按照与会者名字、单位、到达日期或地理位置排列。大会结束后，我公司会提供一份完整的各饭店住宿报告，也可要求各饭店提供他们的住宿报告相互对照，看看有多少人临时取消以及有哪些人最后才直接向完成房间预订。一旦决定了使用的饭店，饭店订房表格和住宿作业单会寄给各饭店。
会议住宿的协议书中详细记载了价格和房间类型，为了使作业有效率，饭店给的价格要确定，而不是在某个价格范围之间。很多饭店不熟悉主办单位的作业方式，因此附上详细说明给饭店，这样饭店就能知道，所有订房和取消还是要转回来。取消订房可以重新分配，尽量使订房保持原来预订的。只有主办单位有权接受订房，如果饭店也接受订房会造成重复现象。 
